從檔案視角看電子證照的管與用

發布時間:2019-07-09 11:28:37

導語:面對電子證照,檔案部門如何應對?

2019年4月26日,國務院令第716號公布《國務院關于在線政務服務的若干規定》。該規定要求:“國家建立電子證照共享服務系統,實現電子證照跨地區、跨部門共享和全國范圍內互信互認”,明確“電子證照與紙質證照具有同等法律效力”。電子證照與電子印章、電子簽名、電子檔案一樣,是支撐在線政務服務的重要基礎工具。同時,電子證照與政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理聯系緊密,需要檔案部門認真研究、有效應對。

認識電子證照

熟悉掌握電子證照的內涵及其形成使用規律,是我們在電子證照管與用上有所作為的前提。我們常說的證照,是指由機關、團體、企事業單位頒發的、能夠證明資格或權利等的憑證類文件。對于電子證照的定義,有兩種權威的表述,一是國務院第716號令的表述:電子證照是由計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的證件、執照等電子文件;另一種是國家標準的表述:電子證照是由計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的證照數據文件。

深入了解什么是電子證照,我們可以從相關國家標準中找到答案。20181115日,國家發布了電子證照6個標準,分別是:《GB/T369012018電子證照總體技術架構》《GB/T369022018電子證照目錄信息規范》《GB/T369032018電子證照元數據規范》《GB/T369042018電子證照標識規范》《GB/T369052018電子證照文件技術要求》《GB/T369062018電子證照共享服務接口規范》,其中有關元數據和版式文件的標準規定,與檔案工作關系密切。電子證照元數據包括基礎信息、業務信息、加注件信息3個部分。電子證照以版式電子文件形態表示,應滿足以下要求:使用OFD文件格式;一個文件內只包括一個證照;包含電子證照元數據和電子證照標識;宜包含照面數據標引;包含數字簽名或電子簽章等內容;不使用動態元素,如動畫、視頻等;包含的需以原格式利用的附件,采用外部附件方式處理,其他的附件轉為電子證照文件的頁面;證照顯現和交互所需的數據自包含。

認識電子證照,主要有兩種不同的視角。一種是數據管理部門的視角,認為電子證照是一種公共數據,其主要著眼點在于支撐在線政務服務的應用。另一種是檔案部門的視角,認為電子證照是一種電子文件或電子檔案,其主要著眼點在于電子證照的歸檔保存和長期利用。兩種視角對電子證照管與用的基本要求也有所不同,數管部門強調的是真實性、完整性、及時性、安全性,檔案部門強調的是真實性、完整性、可用性、安全性,除真實性、完整性、安全性是一致的要求外,數管部門更強調支撐當下應用的及時性,檔案部門則強調長期可用性。另外,對于完整性要求的角度也是不同的,數管部門關注的是某類電子證照的全數據,檔案部門看重的是電子證照形成材料歸檔的完整齊全。

如果從電子證照收、管、存、用全過程管理的角度來分析,數管部門的“收”指的是數據歸集,檔案部門的“收”則是指電子文件歸檔;數管部門“管”的是結果信息,檔案部門“管”的是全程信息;數管部門“存”的是公共數據,檔案部門“存”的是電子檔案;數管部門的“用”主要為了支撐應用、服務當下,檔案部門的“用”主要為了保存記錄、服務長遠。

正確的應對之道

面對電子證照,檔案部門如何應對?筆者認為,應該是“有所為有所不為”。那么,在哪些方面“有為”,在哪些方面“不為”?回答這個問題,需要我們對電子證照的具體應用場景進行深入分析。

第一種應用場景——頒發新電子證照,就是在政務服務事項的辦結回復環節,由頒發機構向申請人(即持證主體)頒發新的電子證照。在這種應用場景下,電子證照的性質是電子文件,是政務服務事項電子文件的組織部分,與政務服務事項電子文件工作相關。毫無疑問,對于這一應用場景的電子證照管理,檔案部門有“可為”之處,也必須有所作為。

第二種應用場景——電子證照共享服務,就是在政務服務事項的辦理環節,由辦事機構向數管部門的電子證照庫調取電子證照信息。在這種應用場景下,電子證照的性質是由公共數據轉變成了政務服務事項的電子文件,也應成為歸檔的一部分。因此,在這里檔案部門也是可為的。

第三種應用場景——增量電子證照歸集,就是由電子證照頒發機構,將新頒發的電子證照數據通過接口交換到數管部門的電子證照庫。增量電子證照歸集一般都是通過系統平臺對接和接口數據交換自動完成的,其責任主體分別是頒發機構和數管部門。在這一應用場景下,電子證照的性質是由電子檔案轉變為公共數據,檔案部門既無責任,也無“可為”的空間。

第四種應用場景——存量電子證照歸集,就是由證照頒發機構在對歷史證照(即證照檔案)數字化、數據化的基礎上,將歷史證照數據歸集匯總到數管部門的電子證照庫。這一應用場景與上一應用研究場景類似,電子證照的性質是檔案轉變為公共數據,在數據歸集環節上檔案部門并無責任,但在數據歸集的基礎工作方面,即在歷史證照的數字化、數據化方面檔案部門的作用顯然是不可或缺的。

第五種應用場景——電子證照庫管理。由于電子證照庫的電子證照本身都來源于檔案,類似于一個專題檔案數據庫,因此不必再重復歸檔或移交進館。在這種應用場景下,電子證照的性質是公共數據,數管部門是唯一的責任主體。

綜上所述,對于作為政務服務事項辦理結果的電子證照的歸檔,電子證照共享服務信息的歸檔,以及推進證照檔案數字化、數據化,助力存量電子證照歸集等工作,檔案部門應有所作為。而對于電子證照的歸集、電子證照庫的管理、電子證照庫的接收進館等工作,檔案部門應慎為或不為。

 

節選自《中國檔案報》201974日 總第3394期 第三版


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